Цифровой Казахстан

Всё важное останется в сохранности

Об информационной системе «Единый архив электронных документов» и тонкостях архивного дела и документообразования рассказала руководитель отдела архивов и документации Управления цифровизации и архивов ВКО Алмагуль Шаитова на брифинге в Региональной службе коммуникаций.

Напомним, в 2019 году вышла программа «Архив- 2025». Над проектом работает Министерство культуры и спорта в рамках программы «Цифровой Казахстан» при поддержке Министерства цифрового развития. Единый архив электронных документов – база, в которую интегрированы 16 информационных систем. К ней подключены все государственные архивы области, акиматы городов и районов, маслихаты, управления и территориальные подразделения.

Цель единого архива – создание электронной картотеки, ведение учёта использования документов, удобный оперативный поиск запрашиваемых документов, удалённый доступ и создание копий документов через автоматизацию основных процессов.

Вообще, архивная отрасль области представлена органом управления цифровизации архивов ВКО, 13 государственными архивами и шестью филиалами по всем районам области. На данный момент 97 % архивов, которые располагаются в непригодных для работы зданиях, заполнены. Бумажные документы изнашиваются, а ручной поиск только увеличивает время обработки запросов, а тем временем на хранении лежат более 2,5 млн экземпляров. Важно отметить и временные рамки рассматриваемых документов – с 1861 года по настоящее время.

В управлении цифровизации признаются, что первыми на оцифровку отправляются исторически значимые документы, которые имеют вечный статус хранения. Затем уже идут бумаги личного характера, необходимые для архивных справок. Справки, кстати, теперь тоже можно получить онлайн.

В 2020 году создан портал для поиска пострадавших от политических репрессий, куда может обратиться любой человек. Достаточно заполнить необходимую анкету, с которой потом будут работать лучшие архивисты области. Для поиска информации используются документы департамента полиции, управления правовой статистики и департамента комитета национальной безопасности.

Ежегодно сотрудники переводят в новый формат более трёх процентов бумаг от общего объёма. Для оцифровки приобретаются высокоскоростные сканеры, компьютеры. Однако дополнительных серверов пока нет – только один установлен в областном архиве. Их планируют приобрести к 2023 году.

Алина Горбунова

Еще новости

Back to top button