Выполняется ли поручение акима?

С 2009 году в областном акимате запущена информационная система учета поручений главы региона. В данной системе, помимо сотрудников аппарата акима, работают 19 акиматов городов, районов области и 19 областных управлений.

В каждом государственном учреждении закреплены ответственные специалисты за работу в системе, которым выданы электронные ключи с правом доступа.

Запуск этой системы дал областному руководству возможность просматривать, вносить, отслеживать, искать, редактировать и контролировать поручения акима Восточно-Казахстанской области Бердыбека САПАРБАЕВА.

По сути, информационная система «Учет поручений акима ВКО» осуществляет автоматизированное прохождение документов. Она призвана решить ряд задач. Самая первая из них – централизованное хранение информации по поручениям.https://orifstyle.com/katalog-oriflejm-kazahstan-smotret-onlajn-besplatno-dejstvujushhij.html.  Также она позволяет управлять записями базы данных: добавлять, удалять, редактировать протоколы и поручения по протоколам. Есть возможность просмотра, поиска по заданным полям базы данных, фильтрации отображаемой информации, согласно заданным условиям, распечатки запрошенного списка поручений. Здесь же, в рамках системы, ответственные лица могут формировать необходимую отчетность, отражающую динамику исполнения поручений для их мониторинга и контроля со стороны автора поручений.

Кроме того, параллельно ведется автоматическая статистика по внесенным изменениям в поручения в хронологическом порядке: регистрация поручения, изменение хода исполнения, согласование, принятие решения.

Всем ответственным лицам автоматически рассылаются уведомления: при добавлении протокола, о поступлении поручения, ответственному исполнителю – о завершении и приближении срока исполнения поручения, при изменении сроков исполнения поручения, о принятом решении акима по поручению, автору поручения об его исполнении.

Главная деловая страница системы представляет собой общее меню, панель критериев для поиска поручений, а также сводную таблицу поручений. По умолчанию выводятся все не выполненные на текущую дату поручения.

Поиск поручений возможен по следующим критериям: по тексту, номеру протокола, ответственному лицу, статусу поручения за промежуток времени сроков исполнения.

Для просмотра полной информации по протоколу необходимо кликнуть по нужному номеру протокола в сводных таблицах поручений либо перейти в пункт меню «Поручения по протоколам». Данная страница содержит список протоколов, в котором отражается следующая информация: номер протокола, дата его формирования, тема и входящие в протокол поручения. Реализованная возможность поиска протоколов.

По каждому поручению ведется «история» его изменения, которая отражает дату создания поручения, информацию по ходу его изменения, согласования, изменение сроков исполнения, по принятым решениям, а также возможность просмотра всех версий загружаемых файлов по данному поручению.

Система предусматривает также и возможность формирования отчетов. Пользователю, согласно данным ему правом доступа, предоставлены два вида отчетов по поручению: первый – он формирует сам (сводная таблица по определенным критериям): второй – автоматически формируется системой (общая статистика). В результате проделанной работы сокращено время предоставления информации акиму области, связанной с выданными им поручениями. Обеспечено централизованное и надежное хранение информации по поручениям.

Чтобы не было технических накладок, проведено обучение сотрудников по работе с этой программой. В общей сложности прошло обучение около 135 сотрудников, выдано 135 usb-ключей. Разработано и методическое пособие по работе с системой.

На сегодняшний день система успешно функционирует во всех государственных учреждениях области, проведена модернизация интерфейса информационной системы.